我想很多小伙伴都跟我一样,并不喜欢开会。以前甚至待过一家公司,动不动就开会,但是开会的内容都是一些鸡毛蒜皮的事,感觉特别没意思又浪费时间。
所以在自己创业的时候,我也一直秉持让自己的会议是正确、有效的会议。能用一句话讲完解释清楚的内容绝对不用五句话。
开会的核心目的就是为了在短时间内把一件事传递清楚,让下属知道怎么做以及知道如何反馈,而不是聊家常占用大家过多的时间,所以跟大家分享有效开会的几大步骤:
有效地开会一般分为三步:
会前:清楚把开会的目的和内容整理好。
四问自己:要说什么?说给谁?为什么说?用什么形式?
用一句话概括出这场会议的核心内容。
比如:“今天下午2点要给宣传部门的小伙伴们用视频会议的形式商议下一期的项目如何进行宣传,才能为公司保证最大化的转化。”
像我之前待过的一家公司,明明开会的目的是商量【如何进行暑假招生】,但是在会议上七扯八扯,一会聊家常一会聊教学,所以那场会议不仅没有达到最佳效果,还浪费了大家的时间,又得再找时间继续商量,一整个大无语!!
所以开会前,确认目标,然后围绕目标进行讨论。
2.会中:有效的聊天。
积极让部门成员参与讨论,从而让开会的效果得到更大的提升,为项目的开展做好铺垫。
这里说的“有效”是指,大家要根据会议的目标目的来进行讨论,提出良好的意见跟想法,这也叫作“大脑风暴”。但是作为管理者,一定要注意这个过程中大家的情绪起伏,因为在头脑风暴的过程中,大家都容易有些自己的情绪,所以这时候,管理者要随时注意大家、也要随时喊停,以免造成大家意见上的不合。
比如说,可以在进行了半小时的讨论之后,让大家休息一下,放松下大脑,这个时间,也正好让大家有更多的思考。也能避免很多问题。
3.会后:提炼核心内容、总结问题并且反馈给参与部门。
商量项目确定之后,可千万不能直接拿录音笔或者逐字稿给到相关部门,这样只会增大对方的工作量,我们都不喜欢看密密麻麻的文字,如果能整理出来大致的大纲内容,对于对方来说,内容简单明了,也减少了工作的失误率。
反馈内容包括:明确每个人接下来该做什么行动,在什么时间内完成,要达到什么效果。
试错法、六顶思考帽法、大脑风暴法、六西格玛、TRIZ法。
一、试错法
追求目标的通过不断试验和消除误差,探索具有黑箱性质的系统的方法。这种方法在动物的行为中是不自觉地应用的,在人的行为中则是自觉的。试错法是纯粹经验的学习方法。应用试错法的主体通过间断地或连续地改变黑箱系统的参量,试验黑箱所作出的应答,以寻求达到目标的途径。
主体行为的成败是趋近目标的程度或达到中间目标的过程评价的。趋近目标的信息给主体,主体就会继续采取成功的行为方式;偏离目标的信息反馈给主体,主体就会避免采取失败的行为方式。通过这种不断的尝试和不断的评价,主体就能逐渐达到所要追求的目标。
二、六顶思考帽法
六顶思考帽是英国学者爱德华·德·博诺博士开发的一种思维训练模式,或者说是一个全面思考问题的模型。提供了“平行思维”的工具,避免将时间浪费在互相争执上。强调的是“能够成为什么”,而非 “本身是什么”,是寻求一条向前发展的路,而不是争论谁对谁错。
运用德博诺的六顶思考帽,将会使混乱的思考变得更清晰,使团体中无意义的争论变成集思广益的创造,使每个人变得富有创造性。
三、大脑风暴法
大脑风暴法是将少数人召集在一起以会议的形式,对某一个问题进行自由地思考和联想,提出各自的设想和提案,所有参与者不准对其他人言论正确性或准确性进行任何评价的一种讨论方法。能将团队的智慧有效的结合利用起来,对于企业组织的决策具有重要意义,因而深受管理者的青睐。
四、六西格玛法
六西格玛是一种管理策略,是由工程师比尔▪史密斯于1986年提出的。这种策略主要强调制定极高的目标、收集数据以及分析结果,通过这些来减少产品和服务的缺陷。六西格玛背后的原理就是如果检测到项目中有多少缺陷,就可以找出如何系统地减少缺陷,使项目尽量完美的方法。
六西格玛在20世纪90年代中期开始被GE从一种全面质量管理方法演变成为一个高度有效的企业流程设计、改善和优化的技术,并提供了一系列同等地适用于设计、生产和服务的新产品开发工具。
五、TRIZ法
TRIZ意译为发明问题的解决理论。TRIZ理论成功地揭示了创造发明的内在规律和原理,着力于澄清和强调系统中存在的矛盾,其目标是完全解决矛盾,获得最终的理想解。
不是采取折中或者妥协的做法,基于技术的发展演化规律研究整个设计与开发过程, 而不再是随机的行为。实践证明,运用TRIZ理论,可大大加快人们创造发明的进程而且能得到高质量的创新产品。
头脑风暴法出自“头脑风暴”一词。所谓头脑风暴(Brain-storming) 最早是精神病理学上的用语,指精神病患者的精神错乱状态而言的,现在转而为无限制的自由联想和讨论,其目的在于产生新观念或激发创新设想。 头脑风暴法又称智力激励法、BS法、自由思考法,是由美国创造学家A·F·奥斯本于1939年首次提出、1953年正式发表的一种激发性思维的方法。此法经各国创造学研究者的实践和发展,至今已经形成了一个发明技法群,如奥斯本智力激励法、默写式智力激励法、卡片式智力激励法等等。 在群体决策中,由于群体成员心理相互作用影响,易屈于权威或大多数人意见,形成所谓的“群体思维”。群体思维削弱了群体的批判精神和创造力,损害了决策的质量。为了保证群体决策的创造性,提高决策质量,管理上发展了一系列改善群体决策的方法,头脑风暴法是较为典型的一个。 头脑风暴法有可分为直接头脑风暴法(通常简称为头脑风暴法)和质疑头脑风暴法(也称反头脑风暴法)。前者是在专家群体决策尽可能激发创造性,产生尽可能多的设想的方法,后者则是对前者提出的设想、方案逐一质疑,分析其现实可行性的方法。 采用头脑风暴法组织群体决策时,要集中有关专家召开专题会议,主持者以明确的方式向所有参与者阐明问题,说明会议的规则,尽力创造在融洽轻松的会议气氛。一般不发表意见,以免影响会议的自由气氛。由专家们“自由”提出尽可能多的方案。
大脑风暴剪辑视频是通过删减视频,调整滤镜,加字幕,配音来完成的。
常见的创新方法有:试错法、六顶思考帽法、大脑风暴法、六西格玛、TRIZ法。
试错法:追求目标的通过不断试验和消除误差,探索具有黑箱性质的系统的方法。这种方法在动物的行为中是不自觉地应用的,在人的行为中则是自觉的。试错法是纯粹经验的学习方法。大脑风暴法是将少数人召集在一起以会议的形式,对某一个问题进行自由地思考和联想,提出各自的设想和提案,所有参与者不准对其他人言论正确性或准确性进行任何评价的一种讨论方法。能将团队的智慧有效的结合利用起来,对于企业组织的决策具有重要意义,因而深受管理者的青睐。